Wie man das richtige POS-System für Ihr Unternehmen im Jahr 2025 auswählt

Schritt 1: Beurteilen Sie Ihre Geschäftsbedürfnisse und -ziele, um das richtige POS-System für ein Unternehmen auszuwählen

Bevor Sie sich mit Funktionen oder Preisen beschäftigen, beginnen Sie damit die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen. Diese Grundlage stellt sicher, dass Sie ein auf Ihre Situation zugeschnittenes POS-System wählen und teure Fehlentscheidungen in der Zukunft vermeiden.

Bestimmen Sie Ihren Geschäftstyp und Ihre Größe

Das richtige POS-System hängt stark davon ab welche Art von Geschäft Sie führen und wie groß es ist. Ein kleines Einzelhandelsgeschäft hat ganz andere Prioritäten als ein wachsendes Restaurant oder eine E-Commerce-Marke, die eine Omnichannel-POS-Integration sucht. Hier ist, was Sie berücksichtigen sollten:

• Geschäftstyp: Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleistungsbranche oder Hybrid? Jedes erfordert spezifische POS-Funktionen wie Bestandsverwaltung, POS-Tools, Tischverwaltung oder Terminplanung.
• Betriebsgröße: Anzahl der Standorte, Mitarbeiter und tägliche Transaktionen. Größere Unternehmen benötigen möglicherweise skalierbare POS-Systemlösungen mit Unterstützung für mehrere Filialen.
• Kundenstamm: Bedienen Sie nur Laufkundschaft oder auch Online-Kunden? Dies beeinflusst, ob cloudbasierte POS-Systeme und Omnichannel-Integrationen für Sie vorteilhaft sind.

Indem Sie Ihr Geschäftsprofil klar umreißen, können Sie POS-Optionen filtern, die nicht mit Ihrem Betriebsmodell übereinstimmen.

Definieren Sie Ihre aktuellen Schmerzpunkte und zukünftigen Wachstumspläne

Seien Sie als Nächstes ehrlich darüber, was bei Ihrer aktuellen Einrichtung oder manuellen Prozessen nicht gut funktioniert. Häufige Schmerzpunkte sind:

• Langsame Kassiervorgänge, die lange Warteschlangen verursachen
• Chaos oder Ungenauigkeiten bei der Bestandsverwaltung
• Begrenzte Berichtsfunktionen oder Analysefähigkeiten
• Schwierigkeiten bei der Integration mit Ihrer bestehenden Software

Das Erkennen dieser Herausforderungen hilft, die wesentlichen Kernfunktionen zu priorisieren, die Ihr nächstes POS haben muss, um tägliche Probleme zu erleichtern.

Berücksichtigen Sie auch Ihre Wachstumspläne wie die Erweiterung von Standorten oder die Einführung von Online-Vertriebskanälen. Dies führt Sie zu POS-Systemen mit Skalierbarkeitsfunktionen damit Sie Ihre Investition nicht zu früh übersteigen.

Warum dieser Schritt wichtig ist

Die Zeit zu investieren, um Ihre Bedürfnisse und Ziele im Voraus zu bewerten, schafft eine klare Roadmap. So vermeiden Sie:

• Geldverschwendung für irrelevante Funktionen
• Probleme mit inkompatibler Hardware oder Software
• kostspielige und störende Upgrades in naher Zukunft

Tipp: Notieren Sie Ihren Geschäftstyp, die wichtigsten Herausforderungen und Wachstumsziele, bevor Sie zu Funktionsvergleichen übergehen. Diese Klarheit vereinfacht den gesamten POS-Auswahlprozess und stellt sicher, dass Sie die beste POS-Software für den Einzelhandel, Restaurants oder jede andere Branche finden.

Bereit, Ihr Unternehmen mit den wichtigsten POS-Funktionen abzugleichen? Als Nächstes erkunden wir, welche Funktionen in einem POS-System priorisiert werden sollten, um Effizienz und Kundenzufriedenheit zu steigern.

Schritt 2 Wichtige Funktionen, die in einem POS-System für Ihr Unternehmen priorisiert werden sollten

Bei der Auswahl des richtigen POS-Systems für ein Unternehmen ist es entscheidend, sich auf die Funktionen, die wirklich wichtig sind für Ihren Betrieb. Die richtige Mischung kann die Effizienz steigern, das Kundenerlebnis verbessern und Ihr Wachstum reibungslos bewältigen. Hier sind die Prioritäten, die ich empfehle:

Wesentliche Kernfunktionen, die jedes POS-System haben muss

Egal, wie groß oder welche Art von Geschäft Sie haben, diese Funktionen sind das Rückgrat von beste POS-Software für den Einzelhandel in kleinen Geschäften und größeren Einrichtungen:

• Verkaufsabwicklung: Schneller, zuverlässiger Checkout mit Unterstützung für verschiedene Zahlungsmethoden, einschließlich Kredit-/Debitkarten, mobiler Wallets und Bargeld.
• Bestandsverwaltung: Echtzeit-Tracking, automatisierte Lagerbestandswarnungen und einfache Aktualisierungen helfen, Lagerausverkäufe zu vermeiden. Dies ist eine unverzichtbare Inventarverwaltungsfunktion im POS.
• Kundenverwaltung: Tools zum Speichern von Kontaktinformationen, Kaufhistorie und Präferenzen ermöglichen personalisierten Service und gezieltes Marketing.
• Grundlegende Berichte und Analysen: Verstehen Sie Verkaufstrends und die Leistung des Personals, um klügere Entscheidungen zu treffen.

Erweiterte Muss-Funktionen für Effizienz und Wachstum

Wenn Sie möchten, dass Ihr POS-System mit Ihrem Geschäft wächst, sollten Sie auf diese erweiterten Funktionen achten:

• Omnichannel-POS-Integration: Nahtlose Synchronisierung zwischen stationären, Online- und mobilen Verkaufskanälen bedeutet, dass Sie eine klare Übersicht über Ihr Geschäft haben.
• Kundenbindungs- und Belohnungs-Tools: Wiederkehrende Kunden durch Belohnungsprogramme, die in Ihr POS integriert sind, fördern langfristiges Wachstum.
• Mitarbeitermanagement: Terminplanung, Zeiterfassung und rollenbasierter Zugriff erleichtern die Teamverwaltung.
• Mobiler Zugriff und cloudbasierte POS-Systeme: Greifen Sie jederzeit und überall auf Ihre Verkaufsdaten zu, was perfekt für die Verwaltung mehrerer Filialen oder Remote-Arbeit ist.

Integrations- und Anpassungsoptionen

Kein Unternehmen ist genau wie das andere, daher sollte Ihr POS-System sich an Ihre Bedürfnisse anpassen:

• Hardware-Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass das POS unterstützt POS-Hardware-Kompatibilität mit Geräten, die Sie bereits verwenden oder kaufen möchten, wie Barcode-Scanner oder Belegdrucker.
• Integration von Drittanbieter-Software: Unterstützung für gängige Buchhaltungstools, E-Commerce-Plattformen und Zahlungsanbieter optimiert Ihre Abläufe.
• Anpassbare Oberfläche und Funktionen: Die Möglichkeit, Ihr Dashboard, Berichte oder Arbeitsabläufe anzupassen, kann Ihnen Zeit sparen und Schulungsschwierigkeiten reduzieren.

Indem Sie sich auf diese Kern- und erweiterte Funktionen sowie solide Integrationsmöglichkeiten konzentrieren, stellen Sie sicher, dass Ihr POS-System nicht nur ein Werkzeug, sondern ein echter Partner für den Erfolg Ihres Geschäfts ist.

Schritt 3 Bewertung von POS-Hardware, Software und Sicherheit

Die Wahl des richtigen POS-Systems bedeutet, die Hardware, Software, und Sicherheit Aspekte genau zu betrachten. Diese Elemente beeinflussen direkt, wie reibungslos Ihr Geschäft läuft und wie sicher Ihre Daten sind. Lassen Sie uns auf die wichtigsten Punkte eingehen.

Hardware-Essentials von zuverlässigen Anbietern

Ihre POS-Hardware muss zuverlässig sein und mit Ihrer gewählten Software kompatibel sein. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Kompatibilität der POS-Hardware: Stellen Sie sicher, dass Ihre Registrierkassen, Barcode-Scanner, Belegdrucker und Kassenschubladen gut zusammenarbeiten. Das verhindert Fehler, die den Verkauf verlangsamen.
• Langlebigkeit und Support: Wählen Sie Hardware von Anbietern mit soliden Garantien und Kundenservice. In Deutschland bekannte Anbieter, die schnellen Austausch und Support bieten, reduzieren Ausfallzeiten.
• Flexibilität für Wachstum: Ihre Hardware sollte skalierbar sein. Wenn Ihr Geschäft wächst, fügen Sie problemlos zusätzliche Terminals oder Geräte hinzu.
• Mobilitätsoptionen: Erwägen Sie mobile POS-Geräte, wenn Sie Kunden im Verkaufsraum oder außerhalb des Geschäfts bedienen müssen.

Softwarebereitstellung Cloud vs. Traditionell

Wenn es um Software geht, haben Sie zwei Hauptoptionen: Cloud-basierte POS-Systeme und lokale (traditionelle) Lösungen.

• Cloud-basierte POS-Systeme ermöglichen den Zugriff auf Ihr System überall mit einer Internetverbindung. Diese Optionen vereinfachen Updates, Backups und die Verwaltung mehrerer Standorte. Cloud-Systeme bieten auch oft eine bessere Omnichannel-POS-Integration, was großartig ist, wenn Sie sowohl im Geschäft als auch online verkaufen.
• Traditionelle POS-Software wird auf lokalen Servern oder Maschinen installiert. Sie kann offline arbeiten, was ein Vorteil ist, wenn die Internetstabilität ein Problem darstellt. Allerdings bedeutet dies oft mehr Wartung und höhere Anfangskosten.
• Inventarverwaltung POS-Funktionen sind in beiden Typen normalerweise integriert, aber Cloud-Optionen haben tendenziell häufigere Updates und einfacheres Synchronisieren zwischen Standorten.

Sicherheits- und Compliance-Prioritäten

Sicherheit sollte niemals eine nachträgliche Überlegung sein – insbesondere bei Zahlungsabwicklung.

• Sichere Zahlungsabwicklung POS-Systeme müssen den PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) einhalten. Dies schützt die Kreditkarteninformationen Ihrer Kunden und Ihr Unternehmen vor Bußgeldern.
• Datenverschlüsselung und Tokenisierung stellen sicher, dass sensible Daten unlesbar sind, wenn sie abgefangen werden. Bestätigen Sie, dass Ihr POS-Anbieter starke Verschlüsselungsmethoden verwendet.
• Regelmäßige Software-Updates sind entscheidend, um Schwachstellen zu beheben. Cloud-POS-Anbieter kümmern sich oft automatisch darum.
• Benutzerzugriffskontrollen begrenzen, wer auf bestimmte Teile des POS-Systems zugreifen kann, und reduzieren so interne Risiken.
• Datensicherungs- und Wiederherstellungspläne helfen, Verluste zu vermeiden, wenn Systeme abstürzen oder Daten beschädigt werden.

Indem Sie die Zuverlässigkeit der Hardware sorgfältig bewerten, die richtige Softwarebereitstellungsmethode wählen und Sicherheit sowie Compliance priorisieren, bereiten Sie Ihr Unternehmen auf eine reibungslose, sichere und skalierbare POS-Erfahrung vor.

Schritt 4: Preisgestaltungsmodelle und Gesamtkosten von POS-Systemen verstehen

Die Wahl des richtigen POS-Systems bedeutet mehr, als nur auf den Preisaufkleber zu schauen. Um eine kluge Entscheidung zu treffen, müssen Sie die Preismodelle aufschlüsseln und die Gesamtkosten des Besitzes berechnen. Dies stellt sicher, dass Ihre Investition in Ihr Budget passt und den besten Wert für Ihr Unternehmen bietet.

Erklärung gängiger POS-Preismodelle

Die meisten POS-Anbieter bieten Preise in einem dieser Formate an:

• Abonnementbasierte Preisgestaltung

  In der Regel eine monatliche Gebühr, die den Softwarezugang, Updates und Support abdeckt. Dies ist bei cloudbasierten POS-Systemen üblich, insbesondere bei kleinen Einzelhandelsgeschäften wegen der Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit.

• Einmaliger Softwarekauf

  Sie zahlen im Voraus für die Software und besitzen sie anschließend. Dies kann optionale Gebühren für Updates und Support später beinhalten. Dieses Modell eignet sich für Unternehmen, die traditionelle Setups bevorzugen.

• Hardwarekosten

  Diese sind oft separat und hängen von Ihren Bedürfnissen ab – Registrierkassen, Barcodescanner, Belegdrucker und Zahlungsterminals. Es ist wichtig, nach POS-Hardware-Kompatibilität zu suchen und zuverlässige Anbieter zu finden, um zukünftige Kopfschmerzen zu vermeiden.

• Transaktionsgebühren

  Einige Anbieter berechnen pro Verkauf oder als Prozentsatz jeder Transaktion, insbesondere wenn sie Zahlungsabwicklung anbieten. Stellen Sie sicher, dass Sie dies bei der Anbieter-Vergleich berücksichtigen.

• Zusätzliche Gebühren

  Achten Sie auf Gebühren im Zusammenhang mit Kundenbindungs-Tools, fortschrittlichem Bestandsmanagement oder Omnichannel-POS-Integration Funktionen. Diese können sich schnell summieren, wenn sie nicht berücksichtigt werden.

ROI berechnen und im Budget bleiben

Um sicherzustellen, dass Ihr gewähltes POS-System finanziell funktioniert, befolgen Sie diese Schritte:

• Skizzieren Sie Ihre aktuellen Kosten und Engpässe

  Welche Kosten hat Ihr aktueller Prozess? Wie viel Zeit oder Geld verlieren Sie durch Ineffizienzen? Dies umfasst verlorene Verkäufe, manuelle Fehler oder langsame Kassiervorgänge.

• Schätzen Sie Zeit- und Arbeitskosteneinsparungen

  Effiziente POS-Systeme optimieren Abläufe und entlasten das Personal für andere Aufgaben. Quantifizieren Sie, wie viel Arbeitskosten Sie monatlich oder jährlich einsparen können.

• Berücksichtigen Sie erhöhte Verkaufschancen

  Funktionen wie Kundenbindungsprogramme und nahtlose Omnichannel-Integration können Wiederholungsgeschäfte und den durchschnittlichen Bestellwert steigern.

• Balance zwischen Anfangs- und laufenden Kosten

  Einige Systeme haben niedrige Einstiegskosten, aber höhere langfristige Gebühren. Andere erfordern eine größere Anfangsinvestition mit weniger laufenden Kosten.

• Nutzen Sie Anbieter-Demos und Bewertungen, um den Wert zu beurteilen

  Tools wie POS-Anbieterbewertungen und Demos helfen Ihnen zu verstehen, welche Lösungen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, basierend auf Ihrem Geschäftstyp und Ihren Wachstumsplänen.

Fazit: Konzentrieren Sie sich auf die Gesamtkosten des Besitzes, nicht nur auf den Anfangspreis. Ein POS-System, das in Ihr Budget passt und mit Ihrem Geschäft wächst, bietet den stärksten ROI und sorgt für reibungslose und sichere Abläufe.

Schritt 5: Recherche zu POS-Anbietern, Testen und Implementieren für Ihr Geschäft

Die richtige Wahl treffen POS-Systems geht über Funktionen und Preise hinaus – es geht darum, einen zuverlässigen Anbieter zu finden, das System gründlich zu testen und die Implementierung reibungslos zu gestalten. Hier erfahren Sie, was Sie bei der Recherche von Anbietern, der Überprüfung des Supports und der Vermeidung häufiger Fallstricke wissen müssen.

Überprüfung von POS-Anbietern und Support

Wenn Sie Ihre Optionen recherchieren, konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Software- oder Hardware-Spezifikationen. Starker Anbieter-Support kann Ihnen Ausfallzeiten und Kopfschmerzen ersparen. Achten Sie auf:

• Verfügbarkeit des Kundendienstes: 24/7-Support ist ideal, besonders wenn Sie ein Unternehmen mit langen Öffnungszeiten führen.
• Ruf und Bewertungen: Sehen Sie sich Bewertungen und Demos von POS-Anbietern an. Ehrliches Feedback von anderen in Deutschland ansässigen Unternehmen hilft Ihnen, Warnsignale oder herausragende Funktionen zu erkennen.
• Schulungen und Onboarding: Ein guter Anbieter bietet Unterstützung bei der Einarbeitung, damit Ihr Personal schnell fit wird.
• Anpassungsoptionen: Stellen Sie sicher, dass sie das POS-System an Ihre spezifischen Branchenbedürfnisse anpassen können, egal ob Sie ein Einzelhandelsgeschäft, ein Café oder ein Restaurant betreiben (prüfen Sie Optionen wie für Restaurants und Cafés).

Testen vor der vollständigen Implementierung

Überspringen Sie niemals das Testen. Ein Pilotlauf hilft Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu sehen, ob das System wirklich zu Ihrem Arbeitsablauf passt.

• Testen Sie die Hardware-Kompatibilität und ob alle Ihre Geräte gut synchronisieren.
• Führen Sie Verkäufe, Bestandsverfolgung und Kundenbindungs-Tools durch, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren.
• Simulieren Sie Stoßzeiten, um eventuelle Verzögerungen oder Fehler zu überprüfen.
• Bewerten Sie die Reaktionsfähigkeit des cloudbasierten POS-Systems, falls Sie diesen Weg wählen.

Best Practices bei der Implementierung

Die Einführung eines neuen POS-Systems erfordert Planung. So funktioniert es:

• Sichern Sie vorhandene Daten bevor Sie wechseln.
• Schulen Sie Ihr Team in Phasen, beginnend mit denen, die das System am meisten nutzen werden.
• Setzen Sie realistische Zeitpläne—drängen Sie nicht, um Fehler zu vermeiden.
• Nutzen Sie professionelle Installationsdienste—Sie können sehen, warum es wichtig ist unter POS-Systeminstallation für Tipps für eine reibungslose Einrichtung.

Häufige Fehler vermeiden

Viele Unternehmen fallen in Fallen, die den Erfolg mit ihrem POS behindern. Achten Sie auf:

• Die Wahl eines Systems ohne Skalierbarkeit: Denken Sie langfristig an die Skalierbarkeit des POS-Systems für Wachstum, insbesondere für kleine bis mittlere Unternehmen.
• Unterschätzen Sie keine versteckten Kosten wie Hardware-Add-ons oder Premium-Supportpläne.
• Übersehen Sie Sicherheits- und Compliance-Bedenken—sichere Zahlungsabwicklungssysteme sollten ein Muss sein.
• Versäumen Sie es nicht, die Zuverlässigkeit des Anbieters zu bestätigen oder Demos vor dem Kauf auszuprobieren.
• Binden Sie Ihr Personal nicht ein oder holen Sie deren Feedback während der Tests ein.

Diese Schritte ernst zu nehmen, stellt sicher, dass Sie ein POS-System auswählen, das Ihr Geschäft reibungsloser laufen lässt und mit Zuversicht wächst. Für maßgeschneiderte Lösungen erkunden Sie Optionen wie POS-Hardware für kleine Unternehmen um Ihre Bedürfnisse perfekt zu erfüllen.